1.做个日常的出、入库、维修的台账即流水账2.有条件的话，建立，电脑记账平台。充分利用EXCEL表格，也很方便，且成本低3.做到手工帐（流水账，台账）与电脑账一致。

商品购入入库管理的过程是，当购入商品到货后，负责采购工作的人员首先填写入库单，然后与仓库保管员一起对购入商品进行检验。一是检查商品的质量及外表是否合格；二是核对这些待入库的商品实物数量是否与入库单上的数据相符；三是确定这些商品是否为首次购入的新商品，若是新商品，则在库存台帐中建立此商品的新账页，同时要在该商品的新账中填写该商品的商品号、商品名称、购入单价和售出单价；三是共同核对入库单上的商品代码是否正确无误。经过全面检验，合格的商品要入库归位，同时还要根据入库单上的数据登记商品购入流水账。对于经过全面检查，认定为不合格的商品连同不合格的购入入库单交由采购人员处理。商品销售出库管理的过程是，每当发生一笔销售业务，销售人员就填写相应商品的出库单，仓库保管员据此付货，同时登记商品销售流水帐。平均看来，该商店每天要发生二十多笔购入入库业务，而商品的销售业务每天多达近百笔。值得注意的是，在同一天内，同一种商品可能发生多笔购入、售出业务。按照管理规章制度的要求，每天下班之前，统计分析人员还要根据商品购入流水帐和商品销售流水帐，按商品编号分别累计汇总出各种商品当日累计购入入库量、累计销售出库量和实际库存结余量等数据，并把这些累计汇总后的数据正确填入库存台帐中。3　该系统中的数据输入、数据输出和数据存储调查经对库存管理业务流程的调查分析，该系统中的数据输入单据为商品购入入库单和商品销售出库单，其格式如下：表1.1　　　　　　　　　　商品购入入库单格式日期入库单编号商品号商品名称购入单价（元）购入数量（件）备注 表1.2　　　　　　　　　　商品销售出库单格式日期出库单编号商品号商品名称售出单价（元）购入数量（件）备注 该系统中的数据存储为商品库存台帐，同时辅以商品购入流水帐和商品销售流水帐，其格式如下：表1.3　　　　　　　　　　商品库存台帐账页格式商品代码　　　　　　　　　　　　　购入单价　　　　　　　　商品名称　　　　　　　　售出单价　　　　　 日期累计购入数量（本月）累计售出数量（本月）库存数量
表1.4　　　　　　　　　　商品购入流水帐账页格式商品代码　　　　　　　　　　　商品名称　　　　　　　　　　购入单价　　　　　日期入库单编号购入数量备注 表1.5　　　　　　　　　　商品销售流水帐账页格式商品代码　　　　　　　　　　　商品名称　　　　　　　　　　售出单价　　　　　日期出库单编号销售数量备注 该系统中的数据输出为商品进销存月报表，每月月末产生一次，制作这份报表的主要依据是商品库存台帐，辅以商品购入流水帐和商品销售流水帐。商品库存月报表的主要栏项及各栏项之间的关系如表1.6所示。表1.6　　　　　　××××年××月商品进销存月报表商品号商品名称购入单价本期累计购入数量本期累计购入金额售出单价本期累计售出数量本期累计销售金额本期盈利额库存结余量库存资金额备注⑴⑵⑶⑷⑸⑹⑺⑻⑼⑽⑾⑿ 其中⑸＝⑶×⑷；　⑻＝⑹×⑺；　⑼＝⑻－⑸；　⑾＝⑶×⑽。经营副经理4　该系统中的组织机构图和管理职能图
图1　库存管理组织机构设置图商品库存管理出入库管理统计分析入库管理出库管理生成月报表库存台帐管理出库管理
图2　库存管理职能图在实际管理活动中，各种各样的查询请求随时都可能发生，如：1. 根据商品号查询当前实际库存数量。2. 根据购入入库单编号或销售出库单编号，查询某一笔购入入库单或销售出库情况。3. 根据商品号查询某一时期内该商品的进销存情况。2　库存管理信息系统业务流程分析根据对企业库存管理业务流程的调查，画出该系统的业务流程图，如图1.3所示。
采购员入库单检验员合格的入库单保管员销售员出库单保管员销售流水帐统计员不合格入库单库存台帐
图3　库存管理业务流程图
3　库存管理信息系统数据流程分析销售员主管部门P库存处理采购员 　F1　　库存台帐
图4　库存管理数据流的顶层数据流程图 P2登记销售流水帐P1登记购入流水帐采购员 　F2　　购入流水帐P3记库存台帐 销售员 D2 　F1　库存台帐 　F3　销售流水帐 D7P4制作月报表图5　库存管理数据流的第一层数据流程图4　库存管理信息系统数据字典4.1　数据项的定义数据项编号：I01数据项名称：商品代码类型：字符型长度：3 数据项编号：I02数据项名称：商品名称类型：字符型长度：20 数据项编号：I03数据项名称：购入单价简述：某商品购入单价类型：数值型长度：8小数位数：2取值范围：0－99999.99 数据项编号：I04数据项名称：售出单价简述：某商品售出单价类型：数值型长度：8小数位数：2取值范围：0－99999.99 数据项编号：I05数据项名称：库存数量简述：某种商品的库存数量类型：数值型长度：4位整数取值范围：0－9999 数据项编号：I06数据项名称：购入日期简述：某种商品的购入日期类型：日期型长度：8 数据项编号：I07数据项名称：销售日期简述：某种商品的销售日期类型：日期型长度：8 数据项编号：I08数据项名称：购入数量简述：某种商品的购入数量类型：数值型长度：4位整数 数据项编号：I09数据项名称：销售数量简述：某种商品的销售数量类型：数值型长度：4位整数 数据项编号：I10数据项名称：备注简述：购入和销售某种商品的备注信息类型：字符型长度：20 数据项编号：I11数据项名称：累计购入量简述：某种商品每月的累计购入量类型：数值型长度：8位整数 数据项编号：I12数据项名称：累计销售量简述：某种商品每月的累计销售量类型：数值型长度：8位整数 数据项编号：I13数据项名称：累计购入额简述：某种商品每月的累计购入金额类型：数值型长度：10小数位数：2取值范围：0－9999999.99 数据项编号：I14数据项名称：累计销售额简述：某种商品每月的累计销售金额类型：数值型长度：10小数位数：2取值范围：0－9999999.99 数据项编号：I15数据项名称：累计盈利额简述：每月商品累计盈利额类型：数值型长度：10小数位数：2取值范围：0－9999999.99 数据项编号：I16数据项名称：库存结余量简述：某商品每月库存结余量类型：数值型长度：5位整数取值范围：0－99999 数据项编号：I17数据项名称：库存资金额简述：每月库存资金额类型：数值型长度：10小数位数：2取值范围：0－9999999.99 数据项编号：I18数据项名称：标记位简述：商品购入和销售数据是否已更新库存台帐标志，“0”表示未更新，“1”表示已更新。类型：数值型长度：1位整数取值范围：0和1 4.2　数据流的定义数据流名称：商品购入入库单编号：D1简述：采购人员填写的商品购入入库凭单数据流来源：采购人员数据流去向：登记商品购入流水帐处理功能数据流组成：购入日期＋入库单编号＋商品代码＋购入数量＋购入单价流通量：25份/每天 数据流名称：商品销售出库单编号：D2简述：销售人员填写的商品销售出库凭单数据流来源：销售人员数据流去向：登记商品销售流水帐处理功能数据流组成：销售日期＋出库单编号＋商品代码＋销售数量＋售出单价流通量：25份/每天 数据流名称：月报表编号：D3简述：商品进销存月报表数据流来源：制作月报表处理功能数据流去向：主管部门数据流组成：商品代码＋商品名称＋购入单价＋累计购入量＋累计购入额＋售出单价＋累计销售量＋累计销售额＋累计盈利额＋库存结余量＋库存资金额流通量：1份/每月 数据流名称：入库数据编号：D4简述：当日发生的各笔入库数据及其累计汇总数字数据流来源：购入流水帐数据流去向：记库存台帐处理功能数据流组成：商品代码＋购入单价＋累计购入量流通量：1份/每天 数据流名称：出库数据编号：D5简述：当日发生的各笔出库数据及其累计汇总数字数据流来源：销售流水帐数据流去向：记库存台帐处理功能数据流组成：商品代码＋售出单价＋累计销售量流通量：1份/每天 数据流名称：出入库数据编号：D6简述：当日发生的各笔出入库数据及其累计汇总数字数据流来源：记库存台帐处理功能数据流去向：库存台帐数据流组成：商品代码＋购入单价＋累计购入量＋售出单价＋累计销售量流通量：1份/每天 数据流名称：库存台帐数据编号：D7简述：从库存台帐中提取的数据数据流来源：库存台帐数据流去向：制作月报表处理功能数据流组成：商品代码＋购入单价＋累计购入量＋售出单价＋累计销售量＋库存量流通量：1份/每月 4.3　数据存储的定义：数据存储名称：库存台帐编号：F1简述：记录商品的代码、名称、单价和库存等信息数据存储结构：商品代码＋商品名称＋购入单价＋累计购入量＋售出单价＋累计销售量＋库存数量关键字：商品代码相关的处理：P3，P4 数据存储名称：购入流水帐编号：F2简述：记录购入商品的代码、购入单价、购入日期、购入数量、购入单编号等信息数据存储结构：购入单编号＋购入日期＋商品代码＋购入单价＋购入数量＋标记位＋备注关键字：购入单编号相关的处理：P1，P3 数据存储名称：销售流水帐编号：F3简述：记录销售商品的代码、售出单价、销售日期、销售数量、销售单编号等信息数据存储结构：销售单编号＋销售日期＋商品代码＋售出单价＋销售数量＋标记位＋备注关键字：销售单编号相关的处理：P2，P3 4.4 处理逻辑的定义处理名：登记购入流水帐编号：P1输入：数据流D1，来自采购员输出：数据流D1，去向购入流水帐描述：当一张商品购入入库单的数据检验合格，并且商品实物入库归位后，立即将这张入库单上的数据登入商品购入流水帐。激发条件：商品入库发生 处理名：登记销售流水帐编号：P2输入：数据流D2，来自销售员输出：数据流D2，去向销售流水帐描述：每当发生一笔销售业务后，就将销售人员填写的相应商品的出库单登入商品销售流水帐。激发条件：商品出库发生 处理名：记库存台帐帐编号：P3输入：数据流D4输出：数据流D5描述：根据商品购入流水帐和商品销售流水帐，按商品编号分别累计汇总出各种商品当日累计购入库量、累计销售出库量和实际库存结余量等数据，并把这些累计汇总后的数据正确填入库存台帐中。激发条件：每个工作日结束前 处理名：制作月报表编号：P4输入：数据流D7，来自库存台帐输出：数据流D3，去向主管部门描述：根据库存台帐，并辅以购入流水帐和销售流水帐，统计商品进销存月报表。激发条件：每月最后一个工作日结束前 4.5　外部实体的定义外部实体编号：S1外部实体名称：采购员简述：采购人员输出的数据流：D1 外部实体编号：S2外部实体名称：销售员简述：销售人员输出的数据流：D2 外部实体编号：S3外部实体名称：主管部门简述：库存管理部门的上级主管部门输入的数据流：D3

不定时抽查 公司制定相关制度财务能做到的只是统计一个数字 而想要有效控制要靠各部门的一起配合

建立实物库存明细帐,核算进销存明细。

加强材料的出入库管理建立维修备件的台帐